TANGGAPAN PRIBADI ATAS BERKEMBANGNYA GUNJINGAN MENGENAI PENYELENGGARAAN SENVAR VI, 19-21 SEPTEMBER 2005

Oleh : Aswin Indraprastha, MT – sie publikasi

Prelude

Mengapa masih ada saja pihak-pihak yang menggunjingkan ketidakberesan pada penyelenggaraan SENVARVI? Disebut menggunjingkan karena saya pribadi tidak pernah disidang, dimarahi, dikoreksi secara langsung oleh pihak bersangkutan apalagi oleh institusi tempat saya bekerja, melainkan melalui orang lainnya orang lain dan gunjingan itu terdengar seperti suara lalat yang sangat tidak enak di telinga.

Mengapa kita suka menggunjing? Saya tidak suka dan saya tantang orang yang menggunjing untuk bertatap muka dengan saya (dan panitia) kemudian kita buka masalah-masalah yang ada, saling koreksi, saling memperbaiki. Mudah kan? Nyatanya tidak begitu, kalau ada yang susah, kanapa cari yang mudah. Itulah lingkungan saya.

Saya kira di alam akademik yang katanya sangat egaliter ini, tidak ada lagi strata sosial. Saya menghormati para senior saya dalam batas akademik. Saya sangat memahami keterbatasan saya dan saya sangat ingin menyerap banyak pengalaman dan pengetahuan dari para senior saya. Saya masih ’anak kecil’. (Tapi pernahkan para senior berpikir, pada saat masih ’sekecil’ saya, apa yang sudah dilakukan?)

Namun dalam hal ini, saya juga punya sikap. Saya tidak bisa menerima gunjingan-gunjingan yang membuat opini seolah penyelenggaraan seminar internasional yang baru lalu itu tidak berhasil. Apanya yang tidak berhasil? Mengapa selalu dimulai dari kritikan? celaan? protes? Mengapa tidak mulai dari mengapresiasi hasil yang telah kami-panitia capai. Setidaknya ucapan selamat karena perhelatan baru usai. Apalagi perhelatan ini bukan perhelatannya saya, panitia, apalagi KK TB. Ini adalah perhelatan departemen. Seyogyanya, yang merasa bagian dari departemen ini turutlah mensupport, bekerja sama, saling menyokong, saling memberi pengertian, saling mendoakan. Kami hanya pelaksana, bos kami adalah departemen arsitektur ITB. Ini bukan pekerjaan segelintir orang dari KK TB semata.

Dikoreksi boleh, tapi jangan digunjingkan dong, saya pribadi kan tidak bisa membela diri, apalagi kalau ternyata dikemudian hari diketahui bahwa terjadi miskomunikasi.

Parameter

Saya jadi bertanya,apa yang menjadi parameter ketidaksuksesan tersebut? Kalau saya balik, saya dapat menyebutkan beberapa parameter keberhasilan suatu event (seminar) :

- sisi substansi : adakah sesuatu yang baru yang dihasilkan? Bagaimana kualitas paper yang masuk? Berapa banyak fullpaper yang masuk?Adakah tindak lanjut dari seminar tersebut?

-sisi penyelenggaraan : berapa banyak peserta dibanding penyelenggaraan terdahulu?, Siapa keynotenya? Siapa invited speakernya?, adakah komplain dari sisi peserta sehubungan dengan penyelenggaraan seminar?(seminar kit, konsumsi, sertifikat, prosiding, dan lain-lain)

Sehubungan dengan penyelenggaraan SENVAR VI (ditengah kekurangan dan kelemahan panitia), saya pribadi maupun sebagai salah satu panitia beranggapan cukup berhasil .Karena apa? (dan saya cukup bangga memuji diri sendiri atas prestasi kami-panitia di tengah lingkungan yang kurang apresiatif):

1. Ini adalah penyelenggaraan seminar internasional pertama, dengan call for papers pertama, dan keynote speech dari menteri pertama yang dilaksanakan oleh segelintir “anak-anak kecil” yang belum mendapat doktor tapi sudah berani tampil dan berani melakukan hal besar.
2. tidak ada komplain dari peserta baik undangan, keynote person, rektor tentang penyelenggaraan seminar, tidak ada komplain dari peserta pameran, maupun dari pengelola ITB. Fasilitas seminar kit terbilang paling lengkap (bayangkan, hanya sedikit seminar barangkali yang menyertakan buku abstrak dan digital proceeding berisi full paper dari semua paper yang masuk), sertifikat dibagi di hari kedua- tidak dikirim seperti yang biasanya terjadi, proseeding tersedia di hari kedua, tidak dikirim, dan lain-lain. Hal ini menyiratkan kami, panitia siap jauh sebelum hari H.
3. Terdapat sponsor-sponsor yang cukup memenuhi target hingga seminar dapat terselenggara tanpa harus membebani departemen terlalu banyak.
4. Peserta seminar cukup memenuhi semua ruangan baik plenary session maupun technical session dengan rata-rata 20-30 orang. Total peserta menjapai 178 peserta (di luar undangan dan dosen dan mahasiswa kita)

Kelemahan

Saya berusaha mencari apa kiranya ‘security hole’ yang ada pada kami selaku panitia hingga ada gunjingan yang tidak mengenakkan tersebut?(namanya juga gunjingan)

1. Prosidings (softcopy maupun hardcopy) :

-         layout tidak rapi, pada beberapa paper terdapat tata letak gambar yang berantakan (hanya pada digital prosidings)

-         ada beberapa halaman yang hilang (ini sudah dicetak ulang pada hari-2 seminar)

1. Penyelenggaraan (masalah moderator) :

- tidak ada undangan dari panitia jauh sebelum hari H sehingga ada beberapa dosen yang keberatan

Tanpaknya hanya itu ’hole’nya. Kalau ada lagi beritahu saya.

Fakta dan Kronologi

Bagaimanakah panitia bekerja?Yang namanya panitia, kalau merujuk ke surat tugas departemen memang ada sekitar 8-9 orang (OC)-koreksi kalau salah Tapi nyatanya yang benar-benar stress sampai hari penutupan hanya kurang dari lima. Mengapa? Karena iklim kita bukan iklim bekerja sama tapi iklim ’manajemen’ yang salah kaprah, artinya hanya memerintah tanpa tahu prosesnya bagaimana. Banyak dari kita adalah top-level dalam hal manajemen atau merasa top-levelnya. Tidak ada yang sudi menjadi bagian teknisi apalagi mengurusi yang kecil-kecil yang tidak ada cum-nya.

Penyelenggaraan seminar tidak hanya butuh top-level tapi juga yang bisa turun dalam level – level teknis. (lho ya..kalau nggak mau susah dan merasa banyak uang ya, seminarnya  di hotel dan di BALI saja, jangan di ITB).

INI YANG KEMARIN TIDAK ADA-DAN KEMUDIAN DIPAKSA SEHINGGA ADA.

Hari- H

Praktis sampai pada H-1 hanya sangat sedikit dari panitia yang berkumpul bersama-sama mahasiswa mengurusi urusan kecil-kecil yang justru penting. Ada juga panitia yang sibuk menyiapkan presentasinya, ada yang pergi tak tahu rimbanya, ada yang namanya hanya ada di surat tugas. Tampaknya mereka berpikir pelaksanaan besok pasti beres- just the way it is. Toh sudah ada yang urus. Dan pikir mereka ,itu bukan urusan saya. Saya dosen, masa mengurusi hal teknis?

Pada saat pelaksanaan. Apakah ada yang pernah mengajukan pertanyaan: Kalau di hari seminar, panitia apakah tetap panitia atau jadi peserta seminar? Soalnya ini menjadi hal yang tidak mengenakkan. Dikala ada panitia yang sibuk dalam urusan kesekretariatan, urusan acara, pameran, invited speaker sampai sound system, infocus. Ada panitia yang sibuk jadi peserta seminar dan sama sekali tidak menunjukkan kepeduliannya pada the backoffice of this event.

Untuk urusan ini kita tampaknya menyerahkan selalu pada pihak yang ‘ selalu siap diperintah’ dan celakanya pada pada saat kemarin sayalah salah satu yang masih berbesar hati menjadi pihak tersebut. Kepada siapa para mahasiswa bertanya apabila ada kesulitan? Kepada siapa pihak-pihak luar bertanya apabila ada perlu?Kepada siapa pihak-pihak yang tidak setuju atau bermasalah mengadu? Pastinya kepada panitia (OC).

OC yang mana?

Masa kepanitiaan belum berakhir apabila acara belum ditutup. Ini pendapat saya.

Akhirnya memang ada beberapa masalah kecil yang tidak tertangani seperti undangan ke para dosen kita sendiri sebagai moderator. Akhirnya memang kita tunjuk dan diundang pada hari itu juga. Untuk itu kami mohon maaf sebesar-besarnya atas kekhilafan ini. No body’s perfect. Saya pikir itu cukup fair, kami terima kritikannya dan tidak perlu dibesar-besarkan karena memang bukan masalah besar. Cukup dengan mengatakan ini tidak benar, saya berhalangan. That’s it. Kami ganti dan tunjuk yang lain. Ini emergensi, ini wajah departemen, kami – panitia butuh bantuan. Kami mohon pengertian dan permakluman. Dan seharusnya itupun bukan menjadi alasan untuk men-judge bahwa keseluruhan SENVAR tidak beres. Ini hanya masalah kecil.

Toh pihak lain yang kami tunjuk, memang bersedia tanpa banyak konsep untuk menjadi moderator.

Sie Prosidings dan kesekretariatan

Maaf kalau ada yang tersinggung, tapi  saya dalam hal ini mengkoreksi sesama panitia. Yang namanya seksi prosiding dalam bayangan saya yang masih muda ini tentunya bertugas mulai dari abstrak masuk sampai membuat prosiding, mengurus ISBN hingga naik cetak. Tapi kemarin tidak, hingga hanya karena saya tahu sedikit komputer, saya membantu hingga tampaknya keterusan.

Lho kalau tidak tahu caranya pakai styles di MS Word, caranya buat pdf,

ya, belajar dong.

Nasibnya orang yang tahu komputer, selalu pada bagian teknis.

Ternyata yang menyebabkan tidak beresnya urusan prosiding salah satunya adalah karena panitia menunggu full paper dari teman-teman kita sesama dosen yang baru sampai ke panitia tiga (3) hari sebelum hari H.

Kalau merunut pada rapat OC terakhir, panitia berhak tidak memasukkan paper tersebut dalam prosiding baik digital maupun yang dicetak. Tapi apa daya panitia sangat baik hati dan sangat pandai hingga jadwal cetak prosiding tetap pada rencana semula walaupun dengan beberapa kesalahan tadi.

Apakah bapak/ibu dosen yang mengumpulkan prosiding di hari-hari terakhir tersebut tahu proses membuat prosiding? Bahwa layoutnya harus disamakan, font dan lain-lainnya harus dicek, TOC  haris diformat lagi, untuk digital lebih rumit lagi.(tidak akan saya panjanglebarkan karena ini teknis dan beberapa dari kita susah sekali berpikir teknis) Menurut saya wajar kalau ternyata ada ketidakberesan dalam sisi redaksional prosidings karena kesalahan kita sendiri yang kemudian ditimpakan ke panitia.

Aneh. Kita sudah sangat akomodatif malah digunjingkan karena kesalahan redaksional yang notabene disebabkan salah satunya oleh pihak yang sebenarnya tidak berhak masuk dalam prosiding.

Lain lagi masalah digital prosiding yang dikait-kaitkan dengan keberadaan saya di lab multimedia. Perlu diketahui, ide digital prosiding (DP) itu datangnya dari saya dan disetujui OC. Saya mendesain, memrogram, membuat DP itu atas ekspertis saya sendiri selaku bagian dari panitia, dan barang-barang  yang digunakan untuk membuatnya pun merupakan barang pribadi saya, alias semuanya saya kerjakan di rumah. Penggandaannya pun dilakukan oleh pihak ketiga. Satu lagi yang penting, adalah timing dan planning. Adakah yang menghargai bahwa se-telat-telatnya rekan-rekan kami menyerahkan full paper dan menuntut itu musti masuk prosiding, baik digital maupun hardcopy, kami masih bisa akomodir dan siap pada saatnya. Bukannya itu hebat? Saya tahu kita semua desainer yang agak tidak peduli dengan pentingnya waktu.(waktu menjadi lebih penting karena begitu banyak item yang harus dikerjakan pada saat bersamaan, dan hal terakhir itu menjadi penting karena semakin sedikitnya resource/panitia yang tersedia.)

Apa hubungannya dengan lab multimedia? Lebih tepatnya, mengapa lab multimedia dikaitkan (jika memang ) ada ketidakberesan dengan prosidings? Saya pribadi tidak tahu dan yang saya tahu, hanya ada sedikit ketidakberesan (itupun redaksional) dalam digital prosidings tersebut. Malah seharusnya kita bersyukur, sebagai institut teknologi kita membuat sesuatu yang berbeda dari senvar-senvar sebelumnya.

Sie Welcoming Dinner

Seksi teknis untuk Welcoming Dinner juga tidak ada (karena ternyata orang yang saya kira ditunjuk untuk mengurusi ini ternyata hanya pada konsumsinya saja). Jadinya saya berbesar hati untuk mengurusi mulai dari ijin kunci pada hari H, perlengkapan, mengawasi dekorasi, sound system, pengisi acara, shuttle bus. Hasilnya? Welcoming dinner cukup sukses, tidak ada komplain . Everybody had great gala dinner

(kecuali gunjingan tadi- namanya juga gunjingan).

Sie Protokoler

Seksi teknis untuk protokoler mentri juga tidak ada (karena ternyata orang yang saya kira ditunjuk untuk mengurusi ini ternyata hanya pada konsumsinya saja). Jadinya saya berbesar hati untuk mengurusi persewaan sofa, dekorasi ruang, koordinasi dengan protokoler menteri, instruksi ke mahasiswa di bagian penyambutan, cinderamata menteri. Hasilnya? Menteri disambut dengan rektor, rektor disambut dengan cukup baik, protokoler berjalan sangat baik, tidak ada komplain.

Saya bukannya ingin membanggakan diri saya, tapi saya lebih-lebih berdiri pada sudut pandang bahwa saya adalah bagian dari panitia. Saya adalah salah satu sekrup dari keseluruhan mesin panitia. Tidak boleh (dalam pandangan saya), sekrup ini egois dan tak peduli dengan yang lainnya karena akan berakibat seluruh mesin tidak jalan. Walaupun mesin itu punya kekurangan- sekrupnya tidak cukup banyak.

Kami harus jalan terus apapun yang terjadi dan saling mengisi kekurangan itu.

Memang iya-terdapat kekurangan dalam tubuh panitia, tapi dibandingkan dengan apa yang dihasilkan panitia sehingga tampak dari luar, tidak tampak kekurangan yang berarti.

Satu hal yang saya pelajari dalam organisasi dulu bahwa urusan ’dapur’ adalah urusan intern yang hanya diketahui oleh sesama panitia. Baik-buruknya sistem kepanitian harus dievaluasi sendiri oleh panitia. Saya kira semua yang pernah berorganisasi tahu hal itu.

Kita tidak etis membicarakan hal buruk panitia dihadapan tamu atau peserta seminar.

Penutup

Tulisan ini bagi sebagian pihak mungkin agak offense tapi demikianlah fakta di lapangan dan yang menurut saya baik. Saya pun tidak bermaksud menyerang pihak lain.Ini adalah tulisan pribadi saya dan bukan mengatasnamakan panitia. Saya dan teman-teman panitia lain sudah berusaha sekeras mungkin menyelenggarakan kegiatan ini agar terselenggara sukses. Dan itu memang sukses atas dasar beberapa parameter yang saya telah jelaskan di awal.  Dan itu yang saya ulas  dalam tulisan ini. Itu yang saya tekankan. Itu yang saya ingin minta dihargai.

Sekali lagi, ini bukan pekerjaan OC semata, ini adalah pekerjaan  departemen. Saya mengajak para senior dan rekan-rekan lain untuk lebih bersahabat, lebih melihat para ’anak-anak kecil’ ini adalah bibit-bibit yang nantinya membawa departemen ke masa depan, bukan para pekerja yang hanya pantas digunjingkan, hanya dikritik, dicela. Itu membunuh iklim kondusif untuk berkegiatan selain mengajar dan meneliti. Kami memang masih muda, karena itu diberi tantangan menyelenggarakan ini. Departemen harusnya bersyukur kami menerima tantangan tersebut.

Apakah selain kami-kami ada yang berminat menyelenggarakan kegiatan serupa?Atau, bisakah departemen menyelenggarakan seminar sekelas kemarin tanpa ’anak-anak kecil’ ini?Atau, sebenarnya bisa tidak kita bekerja sama? Saling dukung ?Tanpa dimulai saling cela?

Kami menerima kritik yang sifatnya memperbaiki, tapi kami tak pantas dicela, digunjingkan  kalau kami sudah berbuat YANG TERBAIK.

Tak ada salahnya kami diberi apresiasi meskipun hanya perkataan selamat.

Kita sama-sama dosen yang suatu saat saling membutuhkan bukan?